Прескочи към главното съдържание на страницата

Архив


БРОЙ 4 2015

От колко голям персонал се нуждаете?

виж като PDF
Текст A




 

Тъй като няма точна формула за това колко точно персонал ви е нужен, която да се вписва във всяка лекарска практика, то опитът на другите пазарни отрасли може да ви насочи в правилната посока.

Много лекарски практики се борят дълго и упорито с намирането на точния брой служители, които да работят на точните места в точните моменти. Малко практики могат да спечелят борбата и да достигнат персонала "мечта". Тези, които достигнат благоприятна численост на персонала и стабилност, са склонни да им се радват само за кратко.

Грешката, която много практики правят, е да приемат опростен и рационален подход: Ако работата изостава или някой се нуждае от помощ, те наемат персонал, ако разноските са твърде големи, намалят разходите за персонал.

Този назадничав подход рядко работи, създавайки ефекта на махалото, водещ до твърде много или твърде малко членове на персонала. Свръхперсоналът води до повишаване на разходите, но това не винаги съответства на увеличаване на ефективността и качеството. Недостигът на персонал може да доведе до намаляване на удовлетвореността на пациентите и по-ниските финансови резултати.

И така, каква е тайната на успешния персонал? Въпреки че отговорът зависи в голяма степен от наемането на хора, чиято работна етика, опит и познания ги правят много подходящи за тази работа, лекарите могат да постигнат по-обща представа за изискванията си за персонал чрез сравняване на практиката си с тези от други отрасли и да приспособят бройката, както е необходимо.
          

Как да го направите?

Първата стъпка в сравнителния анализ е да се намерят надеждни източници на информация за лекарски практики. При сравняване на практиката си със стандартите, опитайте се да намерите информация за практики, подобни на вашата, и да се консултирате с поне два източника за по-широка представа.

Следващата стъпка е да определите какво да се измери. Когато става въпрос за персонал, повечето практики искат да знаят отговорите на два въпроса: имаме ли достатъчно хора, които да си свършат работата? И дали нашите разходи за персонал са в съответствие с тези на други подобни практики?

За да намерите отговорите на тези въпроси, погледнете за показатели, които са насочени към следното:

  1. Броят на обслужващ персонал, еквивалентен на лекар на пълно работно време (ПРВ)
  2. Процентът на разходите за подпомагане заплатите на персонала

Различни проучвания могат да използват различни методики, но като цяло те ще приличат на следното: Помощен персонал за лекар на ПРВ. Това съотношение показва броя на служителите на пълен работен ден, които са необходими, за да подпомагат адекватно един лекар на пълен работен ден. Използвайте следната методика за определяне на лекарското работно време:

  1. Определете колко лекари в практиката ви работят "на пълен работен ден" (дефиниран като минималния брой часове, считани за нормална работна седмица във вашата практика).
  2. За всеки лекар, който не работи на пълен работен ден, разделете неговия среден брой отработени часове на седмица на стандарта за пълно работно време.
  3. Въз основа на стъпки 1 и 2 по-горе, се изчислява общият брой на лекарите на пълно работно време. Например, ако имате двама щатни лекари и двама лекари, които работят 30 часа седмично в практиката, където 40 часа е пълна работна седмица, вашият брой лекари на ПРВ ще бъде 3.5.

Следвайте същата процедура за определяне на помощния персонал. Разделете броя на помощния персонал на пълно работно време на броя на лекарите на пълно работно време. Този коефициент е вашият коефициент на персонал. Например 15 човека помощен персонал на ПРВ, разделено на 3.5 лекари на ПРВ = 4.3 помощен персонал на ПРВ за 1 лекар на ПРВ.

Разходи за персонала като процент от приходите. За да се определят разходите за персонала като процент от приходите, се разделят заплатите на служителите на сумата от брутния приход за същия период.
     

Регулиране на бройката
   
В много лекарски практики заплатите на служителите са по-високи или по-ниски от стандартните. Поради тази причина практиките трябва да имат предвид следното преди да си вадят заключения относно броя на служителите:

  • Помощен персонал. Показателите сочат, че 4.67 помощен персонал е необходим за лекар на ПРВ в семейна практика. Ако вашата практика няма такова съотношение, то вашите нужди от персонал може би са по-ниски. Ако вашата практика има голям брой помощен персонал на лекар, то може би вие се нуждаете от повече персонал, отколкото сочат показателите.
  • Лекарска производителност. Практиките също могат да се нуждаят от повече или по-малко персонал, отколкото сочат показателите, в зависимост от броя на пациентите, които всеки лекар преглежда за деня, от броя на процедурите и допълнителните услуги, които се предоставят. Ето защо, когато се правят сравнения, е препоръчително също така да се сравнят брутните разходи на лекар или броя на посещенията на седмица или за година.
  • Стилове. Лекарите също трябва да помислят как техният стил на работа влияе на нуждата от персонал. Добре организираният лекар, който вижда пациентите по график и своевременно попълва документацията си вероятно ще изисква по-малко обслужващ персонал от онзи, който е по-малко организиран. По същия начин, служители, които трябва да се справят с недоволните пациенти от дългото чакане или които трябва да търсят измежду купища картони, за да намерят този, от когото се нуждаят, няма да бъдат в състояние да свършат всичко навреме. Обстановката, начинът на организиране на документацията и работата с пациентите също може да повлияят на ефективността на персонала. Ако числеността на персонала е по-голяма, отколкото стандартната, помислете дали стилът на работа във вашата практика, съоръженията и оборудването, оправдават допълнителния персонал, или дали вашата практика се нуждае от повече разширение в тези насоки.
  • Професионализъм и опит на служителите. Имайте предвид, че често опитът и познанията на помощния персонал оказва ефект върху неговия брой. Високият оборот на служителите в практиката, обикновено означава, че практиката функционира в режим "обучение" в голяма част от времето. Новите служители обикновено изискват повече време за изпълнение на рутинни задачи и отговорности, отколкото по-старите служители. Тези членове от персонала, които са били в практиката в продължение на две или повече години, са склонни да изпълняват работата си по-ефективно, планират предварително това, което трябва да се направи, взимат сами решения за това как да облекчат лекаря от някои по-прости задачи. Ако вашият коефициент на персонал е висок в сравнение с установените критерии, разберете процента на служители, които са били във вашата практика по-малко от година. Ако този брой е над 30%, това може да обясни защо числеността на персонала е висока. За ограничаване на броя на членовете на персонала ще трябва за в бъдеще да проучите начини за привличане и задържане на по-опитни служители.
  • Дейност, извършена от други извън практиката. Нуждите от персоналa също се повлияват от задълженията, които се делегират на други лица извън практиката. Ако във вашата практика не се извършват лабораторни изследвания и не се правят рентгенови снимки, а пациентите се изпращат другаде, за тях например общият брой на персонала на пълен работен ден, от който се нуждаете, вероятно ще бъде по-малък от стандартното – 4.67 на един лекар.
  • Заплати на персонала. Окончателната корекция включва сравняване на заплатите на служителите с брутния приход. При използване на това сравнение е важно да се знае, че приходите (парите, дошли в практиката) зависят до голяма степен от способността на персонала да си върши работата. Недостатъчен брой служители или неопитни такива на рецепцията обикновено води до по-ниски приходи за практиката. По този начин, намаляването на персонала, за да спестите пари, може да бъде като спиране на часовника ви, за да спестите време - безсмислено упражнение. Всъщност може да се наложи да увеличите разходите за персонал в краткосрочен план, за да се засилят приходите в дългосрочен план.

Ако вашите разходи за персонал като процент от приходите са много по-големи от сравнителните данни, първо проучете дали имате проблем с приходите, а не проблем с персонала. Например цените на прегледите може да са твърде ниски, може да имате лоши договори с фондовете за допълнително здравно осигуряване или просто трябва да подобрите начините за събиране на дължимото. Проблемите с приходите могат да обрисуват по-тъмна картина на персонала, отколкото е тя в действителност.

Продължавайки напред

След като практиката е приключила с процеса на сравнение, лекарите и ръководителите на практика трябва да си зададат следните въпроси, преди да се правят промени на персонала: 

  • Дали съм доволен от начина, по който практиката функционира в момента?
  • Искам ли да подобря собствената си ефективност, така че да се нуждая за по-малко време от персонала?
  • Искам ли да плащам повече на персонала, за да привлека и задържа по-опитни работници?
  • Дали персоналът ми и пациентите са доволни от начина, по който функционира практиката?

Ако числеността на персонала на практика е малко по-висока, отколкото на стандартните показатели, но работата му е силна в други ключови области, то нейните лекари трябва да бъдат внимателни с намаляването на персонала. Изследванията показват, че много от ефективните практики (тези с високи нива на удовлетвореност на пациентите и високи приходи) са склонни да имат малко по-голям персонал. Тази констатация подчертава проблема с приемането на стандартите за чиста монета, фактор, който трябва да бъде от първостепенно значение в съзнанието на лекари и мениджъри, тъй като те преследват най-благоприятна численост на персонала за техните практики. Само чрез обединяването на данните от показателите с вашите собствени знания за вашата практика, ще бъде в състояние да ви движи напред.