Прескочи към главното съдържание на страницата

Архив


БРОЙ 11 2016

22 съвета за подобряване на вашата практика

виж като PDF
Текст A




Днешната система на здравеопазване държи вашата практика във финансово менгеме. И с всяко завъртане на дръжката, нарастващият натиск прави ефективността много по-ценна, а неефективността – още толкова по-болезнена. Лошите управленски практики, които биха останали незабелязани и ненаказани преди време, сега могат да се окажат пагубни. Още повече, те могат да причинят недоволство на персонала, платеца, пациента и лекаря. Те могат да ви принудят да заемете отбранителна позиция и да ви лишат от автономността ви.

Това е лошата новина. Добрата новина се намира на другата страна на същата монета: Всичко, което може да направите, за да подобрите начина, може да ви помогне да дишате по-лесно под натиска – и да запази или да възстанови усещането за контрол.

Всяка практика може да се подобри. Можете да откриете, че вие и вашите служители изразходвате енергия за дейности, които имат малко или никаквo значение. Можете да бъдете в състояние да извършвате някои дейности по-ефективно, да разпределяте работата по-добре и да елиминирате съкращения. Ето няколко начина, с които да подобрите нещата. Не е необходимо да се справите с всичките наведнъж. Започнете с нещо малко. Работете по един от аспектите на вашата практика – този аспект, който изглежда лесно променим. Вземете предвид, че колкото по-объркано и неорганизирано е дадено нещо, толкова повече си струва да го подобрите, дори и малко.

Както ще видите, тези препоръки обхващат голям обем – твърде много, за да се разгледа всяка от тях в дълбочина. Това са посоки, по които да тръгнете, а не карти. Картите могат да се намерят в литературата, а този широк поглед върху тях ще ви помогне да приоритизирате вашите усилия.


1. Научете се да управлявате

Не е нужно да ставате мениджър на медицински център, но трябва да познавате практиката (кабинета) си добре. Научете се да четете доклади и да разбирате различни видове данни. Отделете време, за да се образовате. Говорете с мениджъра на вашия медицински център, счетоводителя ви или други консултанти.


2. Отделете време за медицинска грижа към пациентите

За да се повиши стойността на практиката, докторите и другите служители трябва да отделят най-малко 37 часа седмично за пряка грижа за пациентите. В групова практика има по-големи възможности за реализиране на тази цел, тъй като се разпределят усилията. Опитайте да направите това дори и ако имате индивидуална практика.


3. Делегирайте! И още… делегирайте

Не изпълнявайте задачи, които не изискват медицинско образование. Запитайте се, "Бих ли могъл да платя на още един лекар, за да изпълни тази задача?" Гледайте критично на дейностите си често и се допитвайте до персонала си за начини да ги вършите по-ефективно. Делегирайте колкото е възможно повече административни задачи без да губите представа какво се случва. Ако сте малка група и мениджърът на практиката не е съгласен да се делегира голям обем отговорности, предложете варианти как самият той да придобие допълнителните необходими умения.


4. Подобрете притока на пациенти

Независимо от разнообразието от пациенти, целта е да имате ефективен график. Концентрирайте се върху осигуряване на подходящи грижи за колкото е възможно по-голяма общност от пациенти. Ако се чувствате претоварени да преглеждате пациент на всеки 20 минути, значи е време за подобрение (реформа). Повечето семейни лекари могат да преглеждат средно по четири пациента на час, когато тези посещения са с подходящо разписание. Избягвайте да слагате дупки в графика си и се придържайте към предварителния план.


5. Диктувайте данните от прегледа си в самия кабинет

Отнема време, докато свикнете, а и не винаги е подходящо. Но диктуването пред пациента спестява време, подобрява комуникацията, дава на пациента добро обобщение от посещението, помага при кодирането. Крайният резултат е, че се получават по-четливи записки без да е необходимо да се инвестира време в диктуване след прегледа.


6. Подобрете комуникацията с листовки

Можете да намалите броя на ненужните телефонни обаждания за прости въпроси с помощта на брошури и листовки. Те може да съдържат информация за клинични теми, както и информация за вашата практика.

Използването на брошури относно състоянието и лечението на пациентите, може да помогне да се съсредоточи посещението върху важна информация, която пациентът иска да обсъди.


7. Използвайте добра система за планиране

Много практики възлагат на сравнително ниско­платени служители ръчно да определя последователността и времето на прегледите. И все пак графикът има огромно влияние върху производителността и ефективността. Положете усилия за развиването на една добра система за планиране, наемате кадърен човек, който да борави със системата и подсигурете всички от персонала да разберат как функционира.

Това е особено важно за индивидуални практики, които прерастват в групови. Доброто планиране може да увеличи притока на пациенти с двама или повече пациенти на ден, което е нетен доход към практиката.

Компютъризирайте дейностите си, ако все още не сте го направили. Вашата система за таксуване може да има модул за изготвяне на графици, който да е достатъчен за индивидуални и малки групови практики.

Можете да си купите по-сложна система, но първо създайте и приведете в действие и правилата за планиране.


8. Потвърждавайте, че планираният преглед ще се случи

Това е трудоемък процес в индивидуални и малки групови практики. Но дори и да не разполагате с персонал, който да го прави за всички срещи, можете да прилагате този съвет за тези, които изискват повече време или за новите пациенти. Не забравяйте, че пропуснатите прегледи излизат скъпо. Те не ви дават 15 "свободни" минути, за да проверите пощата си или наваксате с четенето. Вместо това, те създават празно време и похабяват усилия.


9.Групирайте подобни дейности една след друга във времето

Правенето на еднакви по тип задачи заедно е по-ефективно. Пример за това са кабинети, които се занимават с ваксиниране. Някои от тях могат да обработят 15 пациенти на час, ако за тях се знае, че идват за противогрипна ваксина. Пациентите очакват да отделят малко време при това посещение и вие отговаряте на техните очаквания.


10. Планирайте и разчитайте на бюджета

Сериозните усилия за изграждането на бюджета е добро упражнение и предлага възможност за измерване на резултатите и напредъка чрез анализиране на разликите през годината. Прегледайте публикуваните данни, за да си помогнете да установите бюджетни цели. Не забравяйте, че услугите, регионалните и пазарни различия помагат само за грубо ориентиране. След няколко години ще имате по-добра основа за по-обстоен подход към бюджета и това ще се превърне в ценен инструмент.


11. Събирайте плащанията

Правете го преди предоставяне на услугата, ако се налага. Лесно е за пациентите да се измъкнат след посещението, тъй като те често бързат. Не забравяйте, че при повечето договори за предоставяне на медицински грижи събиране на доплащането за допълнителни услуги е задължително. Това е сериозен източник на доходи – стига да не се налага да издавате фактури.


12. Обърнете внимание на заплатите

Често срещана грешка е да се контролират разходите, като не се променят заплатите. За да се привлекат и задържат добри хора, трябва да се плаща добре, но заплащането следва да бъде за уменията и производителността, а не за дълголетие. Бъдете готови да платите повече от пазарната стойност за „изключителен“ персонал, но първо се уверете, че тези хора са наистина изключителни. В някои случаи висококвалифициран човек от помощния персонал може да увеличи притока на пациенти и да повиши нивото на комуникация с пациентите, като по този начин се спестява време на доктора. Бъдете сигурни за ползата, преди да възнаграждавате.


13. Създайте система от стимули

Използвайте правилно възможностите на служителите си при постигане на амбициозните производствени цели. Добра система за стимулиране помага да накарате служители да се усещат допринесли за резултата.

Една добра система от стимули, подобрява работата в екип, резултатите и ефективността. И можете да я поддържате доста лесно: споделяйте вашите очаквания, предоставяйте необходимата подготовка, установете справедливо заплащане и премии за постигнати резултати.


14. Премахнете извънредния труд

Няма причина рутинно да се прибягва до извънреден труд. В действителност, често това е резултат от лоша организация или изпълнение от страна на персонала – или от страна на дезорганизирания лекар. Проучете причините, които водят до формиране на извънреден труд. Може да откриете, че всъщност това се налага от удобство, а не е реална необходимост, и съответно може да се елиминира чрез пренасочване на задълженията. Не достигайте до момента, в който служителите очакват извънреден труд като част от редовната им работа.


15. Използвайте помощници разумно

Разширяването на персонала чрез включване на медицинска сестра или лекар асистент допълнително може да бъде финансово изгодно в групови практики, но подобно решение може да се окаже и твърде неразумно. На пазарите, където лекарите са в излишък, икономиката просто няма да може да се справи.

Направете внимателна предварителна оценка, включително и на финансовите прогнози.


16.    Използвайте наличните ресурси максимално

Управлението на работното натоварване и графикът на доставките може значително да намали разходите.

Твърде често в средата на седмицата при малко натоварване се използва целият наличен персонал, докато през останалите дни не достига. Разработете ефективен офис график, разпределете почивните дни през цялата седмица. Това може да означава разширяване на вашите ежедневни офис часове, което също би могло да е благоприятно за пациентите, а и за доставчиците.


17. Стратегически оценете персонала

Потърсете неизползвания капацитет на персонала и увеличете обема, за да го компенсирате. Рутинно анализирайте разпределението на работата и работния поток. Уверете се, че работните процеси продължават да имат смисъл. Уверете се, че всеки член на персонала има подходяща комбинация от умения да управлява своите отговорности и да облекчава останалите служители.


18. Бъдете предпазливи при наемането на нови хора

Служители, създаващи проблеми, е много по-лесно да бъдат назначени, отколкото да бъдат освободени.

Проблемният служител увеличава стреса на работното място, заетостта на останалите и разходите, като същевременно увеличава риска от неправомерни действия. Въведете изисквания за умения и очаквания преди наемането и се уверете, че е следван уместен процес на наемане. За да сте сигурни, че наемате правилния човек, оценете уменията на кандидатите; обективните тестове могат да предоставят ценна информация. Обсъдете очакванията си на всеки нов служител и изисквайте от него или нея съответната отговорност.


19. Уверете се, че вашите системи и процедури работят добре

Елиминирайте излишните функции, които не носят доходи. Потърсете професионална помощ, ако е необходимо, за да ги идентифицира, но бъдете внимателни. Много консултанти по управление на практиката са процесно-ориентирани и не обръщат достатъчно внимание на резултата. Използването на предварително изготвени форми при снемане на анамнеза, физикален преглед и ход на състоянието съкращават времето за обработка на документацията. Опитвайте да спестите писането – например изготвянето на един добре подбран шаблон за рецепта с 15 най-често предписвани от вас лекарства ще спечели време.


20. Подхождайте критично към въвеждането на нови услуги и оборудване

Не започвайте използването на нова услуга или закупуването на оборудване, без анализ на разходите и ползите. Нужно е да се направят предположения за очаквания обем на разходите за предоставяне на услугата. Тези инвестиции могат да доведат до лоши резултати и може да породят спорове между собствениците на практиката, така че се уверете, че знаете предварително в какво се забърквате.


21. Бъдете внимателни с малките групи платци

Някои здравни планове не могат да бъдат адекватно капитализирани и тяхната административна тежест често е значителна. Ако някой предлага само няколко пациенти за вас, накарайте го да ви убеди, че обвързването си струва неприятностите; и не се оставяйте лесно да бъдете убеден. Често се намират практики с десетки допълнителни договори, които произвеждат малко обем работа, но носейки със себе си същите мъчителни главоболия и друга административна работа, както и големите договори.


22. Създайте групова практика. Или ако не искате да създавате, присъединете се към такава

Добре организираната и добре управляваната група осигурява най-голяма вероятност за ефективно управление. А добре управляваната група ще носи по-високи доходи на лекарите при едно и също количество работа. Разходите могат да се увеличат, но използването на ресурсите трябва да се подобри.

Една ефективна група трябва да има най-малко шест или седем лекари или да се стреми да достигне до този размер в близко бъдеще. Група от шест или седем могат да си позволят по-добра инфраструктура, технологии и оборудване, и може да предложи гъвкавост при преговори. Част от спестяванията идват от консолидация на локацията на практиката, което също спомага практиката да покрие работно време в съответствие с очакванията на общността. Ако не смятате, че можете да се приспособите към групова практика, за да станете част от истинска група, може би просто трябва да останете соло.